Was ist eine Registrier­kasse?

Eine Übersicht über zulässige und unzulässig Registrierkassen und auf welche Aspekte Sie bei der Wahl Ihrer Kasse achten sollten!

» Beitrag verfasst von Simon Tragatschnig am 20. Dezember 2016

Viele Registrierkassen tummeln sich zurzeit am heimischen Markt und ebenso viele Empfehlungen tauchen im Internet auf.

Doch bevor Sie eine Registrierkasse kaufen heißt es "aufpassen wie ein Haftlmacher", denn nicht jede Registrierkasse ist optimal für den Einsatz in Ihrem Unternehmen geeignet.

Für wen gilt die Registrier­kassen­pflicht?

Zuallererst sollten Sie klären: Muss ich eine Registrierkasse betreiben? Das lässt sich in zwei Sätzen leider nicht generell beantworten. Grundlage für die Registrierkassenpflicht ist § 131b der BAO. Die Registrierkassenpflicht gilt für alle Unternehmen, die mehr als 15.000 Euro im Jahr Umsatz machen und davon mehr als 7.500 Euro Barumsatz. Ganz wichtig ist hier: Als Barumsatz ist sowohl Cash zu verstehen, wie auch Zahlungen mit Bankomatkarten, Kreditkarten oder Gutscheinen.

In unserem Blog-Artikel "Für wen gilt die Registrierkassenpflicht?" haben wir schon mal versucht einige Fragen dazu abzudecken und hoffentlich etwas Licht ins Dunkel gebracht.

3 Typen von Registrier­kassen

In Österreich werden grundsätzlich 3 Typen von Registrierkassen unterschieden. Diese sind in der Kassenrichtlinie 2012 dokumentiert. Mit dem Inkrafttreten der Registrierkassensicherheitsverordnung ab 01. April 2017 sind davon jedoch nur noch 2 Typen relevant.

Bevor ich die einzelnen Typen genauer beschreibe, verabschieden Sie sich von der Vorstellung, dass eine Registrierkasse Tasten, Knöpfe und dargestellte Zahlen aufweisen muss. Das stimmt so nämlich nicht mehr.

Typ 1 - der antike Staubfänger

Hungarian Antique three-column full-keyboard cash register 1902

Eine Kasse Typ 1 ist definiert als "mechanisch/numerisch druckende Registrierkasse". Dabei handelt es sich um ältere Registrierkassen ohne Elektronik, ohne Datenträger und ohne Speicher. Die Erfassung der Barumsätze erfolgt durch Druck auf einen Journalstreifen.

Diese Kasse entspricht in etwa der romantischen Vorstellung basierend auf den Erzählungen der Großeltern.

Der Einsatz dieser Kassen-Typs ist spätestens mit dem Inkrafttreten der Registrierkassensicherheitsverordnung am 01.04.2017 und dem damit verbundenen Manipulationsschutz nicht mehr zulässig.

Typ 2 - die klassische Kasse

Typ 2 Registrierkasse

Eine Kasse Typ 2 ist definiert als "einfache, konventionelle elektronische Registrierkasse"

Diesen Typus trifft man vor allen in kleineren Geschäften an und wird auch manchmal liebevoll als "Knopferlkasse" bezeichnet.

Doch beim Einsatz dieser Kasse sollte man auf der Hut sein!

Die Anschaffungskosten dieser Kassen sind meist sehr gering. Jedoch benötigt die Wartung und Programmierung der Kasse meist eine professionelle Betreuung. Diese muss vor Ort durchgeführt werden, da diese Geräte meist nicht über einen Internetanschluss verfügen. Daher kann die Aufrüstung dieser Kassen zur Erfüllung der Anforderungen für die Registrierkassensicherheitsverordnung ab 01.04.2017 sehr schnell sehr kostspielig werden.

Kostenvergleich: Update Kasse 2 oder gleich eine Kasse vom Typ 3 kaufen?

Besitzt man bereits eine Kasse vom Typ 2 und möchte diese mit einem Manipulationsschutz aufrüsten, sollte man unbedingt den Taschenrechner zücken und sich genau ausrechnen, welche Kosten anfallen (Anreise eines Fachexperten/Servicetechnikers, Programmierung der Kasse, Anbinden der Sicherheitseinrichtung, Wartungsverträge, Servicegebühren, verpflichtende Updates, etc) Möglicherweise ist der Wechsel auf eine Kasse vom Typ 3 kostengünstiger als ein Aufrüsten der alten Registrierkasse.

Die große Anzahl an Registrierkassen vom Typ 2 in Österreich und die knappe Zeit bis zum Stichtag 01.04.2017 könnten ein großes Problem für viele Unternehmer werden. "Warum das?", fragt sich jetzt vielleicht so mancher Leser. Ganz einfach, weil Sie als Unternehmer selbst dafür verantwortlich sind, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

Achtung: Die Zeit für Updates von Typ 2 Kassen wird knapp!

Wenn man bedenkt, dass rein in Österreich für die Registrierkassensicherheitsverordnung innerhalb weniger Monate mehrere hunderttausend Kassen nachgerüstet werden müssen, kann man sich vorstellen, dass dafür viel Zeit und Manpower notwendig sind. Die Kassenhersteller von Typ 2 Kassen werden es voraussichtlich nicht schaffen, bis zum 01.04.2017 alle ihre Kunden zu bedienen.

Gesetzlich haftet aber, wie oben erwähnt, der Unternehmer dafür, dass die Registrierkasse alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Damit besteht die potentielle Gefahr, dass Sie unverschuldet ein Finanzordnungswidrigkeit begehen, welche mit bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann.

Mit einem kurzen Rechenbeispiel möchte ich die Problematik beschreiben:

Nehmen wir an, ein Hersteller von Typ 2 Kassen muss 100.000 Registrierkassen in Österreich mit einer Sicherheitseinrichtung ausstatten. Die Umsetzung der Sicherheitseinrichtung und die Produktion der Geräte ist mit 01.11.2016 fertiggestellt worden - jetzt müssen diese Geräte nur noch ausgeliefert werden. Zur Auslieferung hat man nun 5 Monate Zeit (November bis März). Das sind 20.000 Kassen pro Monat. Wird an 20 Tagen im Monat gearbeitet, so müssen 1000 Kassen pro Tag nachgerüstet werden. Schafft ein flotter, engagierter Mitarbeiter an einem Tag 5 Kundenbesuche, so benötigt der Hersteller in diesen 5 Monaten über 200 Mitarbeiter, um das Arbeitspensum zu schaffen.

WKO vs. BMF - und der Stichtag steht

Wie ernst die Sache ist, zeigt eine Diskussion im WKÖ Arbeitskreis der Kassenhersteller am 28.10.2016:

Ein Händler für Typ 2 Kassen hat aufgezeigt, dass die Auslieferung der Sicherheitseinrichtungen bis zum 01.04.2017 aufgrund des Volumens nicht umsetzbar ist. Vertreter des BMF haben mehrfach betont, dass der vorgesehene Termin mit 01.04.2017 nicht verhandelbar ist. Zwar gibt es Bestrebungen der Wirtschaftskammer, zumindest einen Verzicht auf Sanktionen zu erreichen. Zum aktuellen Zeitpunkt ist jedoch der Standpunkt des BMF klar: ein Unternehmer, welcher mit 01.04.2017 keine Sicherheitseinrichtung betreibt, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit.

Typ 3 - die zukunftssichere Kasse

Typ 2 Registrierkasse

Eine Kasse Typ 3 ist definiert als "Kassensysteme bzw. PC-Kasse". Im Grunde kann man sagen, eine Typ 3 Registrierkasse ist eine softwarebasierte Kasse.

Der Vorteil von softwarebasierten Kassen ist, dass man eine Vielzahl von individuellen Bedürfnissen über die Software selbst oder durch den Einsatz spezieller Hardware erfüllen kann. Kurz gesagt, diese Typen von Registrierkassen sind extrem flexibel und vielseitig. So ist eine Kasse am Smartphone und in der Hosentasche heutzutage keine Hexerei mehr.

Den Vorteil der freien Wahl an Hardware auch wirklich nutzen

In der Praxis ist dieser Vorteil jedoch nur ein theoretischer welcher. Kassenhersteller schreiben meist vor, welche Hardware zu nutzen ist, und diese Hardware ist auch nur von diesem Hersteller zu beziehen. Dabei werden vielfach hohe Preise, insbesondere für Peripherie wie Handscanner, Drucker oder EAN-Scanner verrechnet.

obono biete hier Abhilfe und wurde mit dem Anspruch entwickelt, mit möglichst vielen System "gut auszukommen" und dem Unternehmer einfach möglichst viel Ärger abzunehmen.

Ein Unternehmer ist nämlich selbst dafür verantwortlich, die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Das bedeutet, dass eine Registrierkasse immer am aktuellen Stand zu halten ist. Das Geschäftsmodell einiger Kassenhersteller basiert darauf, kostenpflichtige Updates auszuliefern. Dem Unternehmer bleibt nun nichts anderes übrig, als das kostenpflichtige Update durch den Kassenhersteller einspielen zu lassen.

Aktuell werden einige Registrierkassen mit dem Hinweis angeboten "Kostenloses Update für 2017". Dieser Hinweis bezieht sich auf die notwendige Nachrüstung des Manipulationsschutzes, der mit 01.04.2017 aktiv sein muss. Dieses Update wird kostenlos zur Verfügung gestellt. Das muss aber nicht zwangsläufig heißen, dass die Installation des Updates ebenfalls kostenlos ist. Und es heißt schon gar nicht, dass die nächsten Updates kostenlos sein werden.

Mit obono brauchen Sie sich darüber keine Gedanken machen: alle Aktualisierungen erfolgen automatisch und kostenlos.

Webbasierte Registrier­kassen und Apps

In den letzten Monaten drängten viele webbasierte Registrierkassen und Apps auf den Markt. Diese können einfach über einen Browser bedient werden. Der Vorteil von diesen mobilen Registrierkassen liegt auf der Hand: man kann sie von überall und jedem Gerät aus aufrufen. Die Kosten sind sehr gering und es gibt sogar kostenlose Angebote!

Doch auch hier heißt es: aufpassen! Eine wichtige Grundregel in der Wirtschaft lautet: es gibt nichts umsonst. Auch Anbieter von kostenlosen Registrierkassen verfolgen ein Geschäftsmodell und sind bestrebt, ihre Gewinne zu maximieren. Zwar kostet die Nutzung der Kasse selbst nichts, jedoch ist für jede Kleinigkeit extra Geld zu bezahlen. Zu bezahlende "Zusatzleistungen" sind meist

UPDATE 22.12.: die ersten Anbieter von kostenlosen Registrierkassen beginnen, das kostenlose Angebot zurückzuziehen. So hat bereits ein Anbieter auf Facebook angekündigt, für das vorgeschriebene Zertifikat für den Manipulationsschutz 29,90 Euro zu verrechnen. Das Wort "kostenlos" kommt auf der Website mittlerweile gar nicht mehr vor. qed

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Also noch mal kurz zusammen gefasst:

Wie bereits erwähnt: Der Unternehmer alleine ist verantwortlich dafür, dass alle rechtlichen Anforderungen umgesetzt sind. Kommt also eine Registrierkasse zum Einsatz, welche die vom Unternehmer einzuhaltenden Anforderungen nicht erfüllt, so muss alleine der Unternehmer dafür geradestehen.

Hm... schön geschrieben, lieber Simon ... Aber was bedeutet das jetzt?

Der Gesetzgeber sieht für registrierkassenpflichtige Unternehmer vor:

Entscheidet man sich, eine Registrierkasse im Hosensack am Smartphone mit sich herum zutragen, muss man also auch sicherstellen, dass

Daher sollte eine webbasierte Kasse oder eine App unbedingt die folgenden Kriterien erfüllen

obono - die Rundum-Sorglos-Kasse

Wir haben uns den modernen und zeitgerechten Anforderungen an eine Registrierkasse angenommen und für Sie obono entwickelt. obono ist eine webbasierte Registrierkasse vom Typ 3 und weist die folgenden Eigenschaften auf:

Und weil wir schon so viel über Updates und Verantwortung gesprochen haben: obono wird automatisch kostenfrei aktualisiert. Es gibt keine versteckten Kosten für ein Update bei uns. Außerdem übernimmt obono alle lästigen Aufgaben automatisch für Sie, wie z.B. Meldungen bei FinanzOnline, Monatsbelege, Backups, und vieles mehr. UND wir sind für Sie da: wir bieten kostenlosen telefonischen Support und rasche Antwortszeiten - anstatt Online Formularen mit 3 Tage Wartezeit auf eine Antwort.

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Über den Autor

Simon Tragatschnig

DI Simon Tragatschnig

ist Geschäftsführer der CodeWerkstatt
und einer der Entwickler von obono
+43 (0) 0650 31 44 669
simon@codewerkstatt.at
www.obono.at

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