Registrierkasse wechseln in 5 Schritten
Registrierkasse wechseln in 5 Schritten Sie sind mit Ihrer bisherigen Registrierkasse nicht zufrieden? So können Sie in 5 einfachen Schritten den Anbieter wechseln und die
Aktivierung der Registrierkasse (laut RKSV) und automatische Registrierung in Finanzonline.
Eine Registrierkasse muss nach einem festen und teilweise komplizierten Regelwerk in Betrieb genommen werden. Zum Glück gibt es obono: Wir erledigen alles vollautomatisch!
Pflicht: Manipulationsschutz & Meldung in FinanzOnline
Seit 31. März 2017 muss jede Registrierkasse mit einem Manipulationsschutz ausgestattet und in FinanzOnline gemeldet sein. In obono nennt sich dieser Vorgang „Aktivierung“. Wird dies nicht rechtzeitig erledigt, drohen Strafen bis zu 5.000 Euro und in weiterer Folge hätte das Finanzamt das Recht die Umsätze und den Gewinn inkl. Sicherheitszuschlag zu schätzen.
Die Aktivierung der Registrierkasse ist zwar lästig – aber notwendig. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit obono mit nur zwei Eingaben alle erforderlichen Schritte durchführen!
Bereit halten: UID/Steuernummer und FinanzOnline Benutzer
Zur Aktivierung und Anmeldung von obono in FinanzOnline benötigt obono zwei Informationen von Ihnen. Am besten bereiten Sie sich diese Daten griffbereit vor.
- Benutzer-Daten des FinanzOnline Registrierkassen Webservice Benutzers: Dieser muss zuvor in FinanzOnline von Ihnen angelegt werden.
- Ihre Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UID) oder Steuernummer: Damit erwirbt obono ein Zertifikat der Firma A-Trust. Das ist die Basis des Manipulationsschutzes.
Fertig – das wars. So einfach ist die Aktivierung von obono!
Der Ablauf der Aktivierung
Die folgenden Schritte werden von obono ausgeführt. Nur bei den ersten beiden Schritten sind kurze Eingaben von Ihnen notwendig. Alle anderen Schritte laufen vollautomatisch ab.
1. Finanzonline Anbindung
Um mit FinanzOnline zu kommunizieren, benötigt obono einen sogenannten „Registrierkassen Webservice Benutzer„. Dieser muss von Ihnen selbst oder Ihrem vertretungsbefugten Steuerberater im FinanzOnline angelegt werden.
Der „Registrierkassen Webservice Benutzer“ besteht aus drei Identifizierungsmerkmalen:
- Teilnehmer-Identifikation (wird vorgegeben)
- Benutzer-Identifikation (frei wählbar)
- PIN (frei wählbar)
Notieren Sie sich diese drei Merkmale und geben Sie diese in obono ein. Sind die Benutzer-Daten korrekt, so ist obono nun in der Lage, alle weiteren Schritte vollautomatisch durchzuführen.
Eine detaillierte Beschreibung zum Anlegen dieses Benutzers können Sie in unserer Anleitung nachlesen.
Benötigen Sie Hilfe zu Ihrem FinanzOnline-Zugang, werfen Sie einen Blick auf die Website des BMF zu FinanzOnline.
Achtung Kleinunternehmer!
Als Kleinunternehmer werden Sie in FinanzOnline standardmäßig als „Arbeitnehmer“ geführt. Daher sehen Sie die Registrierkassen-Funktionalität nicht. Um diese Funktionalität in FinanzOnline freizuschalten, gehen Sie wie folgt vor:
Rufen Sie die FinanzOnline-Hotline an: 050 233 233. Alternativ können Sie in FinanzOnline einen Antrag einreichen („sonstiger Antrag“, formolses Ansuchen)
Beantragen Sie das sogenannte fiktive Umsatzsteuer-Signal bzw. NULL-U-Signal, um die Registrierkassen-Funktionalität freizuschalten
Sobald Ihre Anfrage bearbeitet wurde, steht Ihnen die Registrierkassen-Funktionalität zur Verfügung.
2. Zertifikat erwerben
Für den Betrieb der sogenannten Sicherheitseinrichtung (auch Signatur- oder Siegelerstelleinheit genannt) ist ein Zertifikat eines Vertrauensdienstanbieters erforderlich. Um so ein Zertifikat zu erwerben, ist eine eindeutige Identifizierung des Unternehmens bzw. Unternehmers erforderlich. Dies erfolgt in obono entweder über die Eingabe der Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UID) oder der Steuernummer. Mit dieser Information erwirbt obono automatisch ein Zertifikat bei unserem Partner A-Trust.
So, das war es – es sind keine weiteren Eingaben notwendig. Der restliche Ablauf funktioniert vollautomatisch. Sie können Sich also ruhig zurücklehnen und entspannen.
3. Startbeleg erstellen (automatisch)
Der Startbeleg wird von obono automatisch erstellt. Sie finden diesen Startbeleg in Ihrer Beleg-Liste. Zusätzlich wird der Startbeleg per E-Mail an Sie versandt. Speichern Sie sich den Startbeleg als PDF ab und archivieren Sie ihn. Das BMF empfiehlt außerdem, den Startbeleg auszudrucken und mit Ihrer Buchhaltung aufzubewahren.
4. Signaturerstellungseinheit registrieren (automatisch)
Ihre obono Registrierkasse ist im Hintergrund mit einer Signaturerstellungseinheit ausgestattet. Diese wird nun automatisch mit Ihrem Zertifikat verknüpft und in FinanzOnline registriert.
5. Kasse registrieren (automatisch)
Nun wird Ihre obono Registrierkasse mit der Signaturerstellungseinheit verknüpft und der Schlüssel für Ihren Umsatzzähler in FinanzOnline hinterlegt. Natürlich vollautomatisch.
6. Startbeleg prüfen (automatisch)
Um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt in FinanzOnline hinterlegt wurden, wird der in Schritt 3 erstellte Startbeleg geprüft. Die Prüfung erfolgt mit obono vollautomatisch direkt in FinanzOnline. Sie erhalten eine Benachrichtigung über die Prüfung von obono per E-Mail.
Wenn Sie wissen wollen, wie die Aktivierung und Anmeldung einer Registrierkasse ohne Automatisierung vonstatten geht, werfen Sie doch einen Blick in unseren Blogartikel „Anmeldung der Kasse bei FinanzOnline – kein Stress mit obono!“
Ihre Vorteile
Sie fragen sich nun sicher: „was hab ich nun von dieser FinanzOnline-Anbindung?“. Das ist ganz schnell erklärt: Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) sieht vor, dass alle notwendigen Informationen zum Manipulationsschutz in FinanzOnline hinterlegt sind. Das sind u.a. die Seriennummer Ihres Zertifikates für die Signatur der Belege, der AES-Schlüssel zur Verschlüsselung Ihres Umsatzzählers, die Kassenidentifikationsnummer, sowie die Verknüpfung der Sicherheitseinrichtung mit Ihrer Registrierkasse. Bei der Inbetriebnahme der Kasse muss ein Startbeleg erstellt werden, welcher durch FinanzOnline geprüft werden muss. Die Prüfung besagt, dass alle bereitgestellten Informationen korrekt sind. Am Ende jedes Jahres muss der sogenannte Jahresbeleg (ein spezieller, letzter Beleg des Jahres) ebenfalls von FinanzOnline geprüft werden. Damit stellt FinanzOnline sicher, dass die Kasse immer noch mit dem korrekten Manipulationsschutz betrieben wird.
Sie haben von all dem noch gar nichts mitbekommen? Das alles passiert bei obono automatisch. Hin und wieder werden Sie über einen „Systembeleg“ in den Aufzeichnungen stoßen. Daran erkennen Sie, dass obono ihnen Arbeit abnimmt. In unseren Augen sollen diese technischen und juristischen Spitzfindigkeiten Sie möglichst nicht belästigen. Sie sollen die Möglichkeit haben, Ihre Zeit und Energie auf Ihre unternehmerische Tätigkeit zu fokussieren. Wir sind stets bemüht, diese lästigen Dinge für Sie zu erledigen.
Es gibt Gerüchte, dass durch die Anbindung an FinanzOnline die Registrierkasse Ihre Umsätze sofort an das Finanzamt leitet. Das ist nicht korrekt! Die übermittelten Daten an FinanzOnline dienen zur Überprüfung des aufrechten Manipulationsschutzes. Ihre betrieblichen Umsätze werden nach wie vor von Ihnen selbst über die Umsatzsteuervoranmeldung bzw. Steuererklärung an das Finanzamt übermittelt. Die Registrierkasse selbst hat nämlich zu keinem Zeitpunkt Informationen über Ihren buchhalterischen Umsatz. Der in der Registrierkasse vorhandene „Umsatzzähler“ ist unglücklich benannt: er ist rein technischer Natur und hat keine buchhalterische Relevanz und kann auch stark von Ihrem tatsächlich erwirtschafteten Umsatz abweichen.
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