Der Jahresbeleg und seine Überprüfung

Zum Jahreswechsel muss ein Jahresbeleg erstellt und geprüft werden. Hier erfahren Sie, was Sie bis wann zu tun haben.

Kurz vor dem Jahreswechsel wird man von Steuerberatern, Kollegen und den Medien darauf aufmerksam gemacht: Ja nicht auf den Jahresbeleg vergessen! Doch was hat es mit diesem Jahresbeleg auf sich? Welche Rolle spielt er? Was muss beachtet werden?

Kunden von obono können hier bereits aufhören zu lesen. Denn obono kümmert sich selbstständig und automatisch um alle relevanten Vorgänge. obono erstellt automatisch den Jahresbeleg und prüft diesen automatisch über FinanzOnline. Nutzer von obono brauchen also nicht den Kopf zerbrechen.

Für alle anderen und Interessierte erläuteren wir hier den Sachverhalt rund um den Jahresbeleg.

Belge der Registrierkasse

Der letzte Monatsbeleg im Dezember

Der Jahresbeleg ist der Monatsbeleg des Monats Dezember. Wenn Sie also im Dezember Ihren Monatsbeleg mit Signatur erstellen, haben Sie auch gleichzeitig den Jahresbeleg erstellt.

Der Monatsbeleg ist ein sogenannter „Nullbeleg“. Dieser weist den Betrag 0,00 Euro auf und trägt eine Signatur, z.B. in Form eines QR-Codes. Zweck des Monatsbeleges ist es, den ordnungsgemäßen Betrieb lt. RKSV prüfbar zu machen. Der Monatsbeleg ist also nur ein technisches Hilfsmittel.

obono erstellt die Monatsbelege und somit auch den Jahresbeleg vollautomatisch. Hier sehen Sie ein Beispiel eines Monatsbeleges von obono.

Die Überprüfung des Jahresbeleges

Die Prüfung des Jahresbeleges erfolgt mit obono vollautomatisch. Die Prüfung teilt dem Finanzamt mit, dass die Kasse ordnungsgemäß in Betrieb ist. Die Prüfung muss bis spätestens 15. Februar durchgeführt werden. Aus der Sicht des Finanzamtes ist das Ergebnis einer positiven Prüfung einfach gesagt: „Die uns bekannte Kasse von Frau Mustermann funktioniert zum Zeitpunkt des Jahreswechsels ausgezeichnet!“. Mehr Informationen werden vom Finanzamt nicht erhoben.

Wie erfolgt eine manuelle Überprüfung?

Die Prüfung erfolgt nach dem gleichen Ablauf wie die Prüfung des Startbeleges.

Ist Ihre Kasse über den sogenannten „FinanzOnline Registrierkassen Webservice Benutzer“ mit FinanzOnline verknüpft, ist die Kasse in der Lage, den Beleg selbst zu prüfen. Anderenfalls müssen Sie selbst Hand anlegen. Dazu benötigen Sie ein Smartphone sowie die BMF Prüfapp für iOS oder Android. Bevor Sie den Beleg jedoch mit der App prüfen können, müssen Sie über FinanzOnline einen Authentifizierungscode zur Belegprüfung anfordern. Wie Sie zum Authentifizierungscode kommen, entnehmen Sie bitte dem BMF Handbuch Registrierkassen ab S. 31ff oder diesem Video.

Sie haben nun folgende Informationen zusammengesammelt und griffbereit:

  • den Jahresbeleg mit Signatur (z.B. QR-Code)
  • ein Smartphone mit installierter BMF Prüfapp
  • den Authentifizierungscode aus FinanzOnline

Starten Sie nun die BMF Prüfapp. Scannen Sie den QR-Code und geben Sie den Authentifizierungscode ein. Sie erhalten dann am Display das Prüfungsergebnis: ein grünes Häkchen für ein positives Ergebnis, oder ein rotes X wenn ein Fehler vorliegt. Dieses Video zeigt den Prüfvorgang mit der App beispielhaft.

 

Besondere Fälle bei der Erstellung des Jahresbelegs

Mit obono gibt es keine Sonderfälle, da das System alles automatisch abarbeitet. Wenn Ihre Kasse jedoch eine manuelle Prüfung des Jahresbeleges vorsieht, könnte ggfl. ein Sonderfall eintreten.

Sie können den Jahresbeleg nach dem letzten erfassten Barumsatz, z.B. am 1.1., erstellen – oder aber am nächsten Geschäftstag unmittelbar vor der Erfassung des nächsten Barumsatzes im neuen Jahr.

Hatten Sie im Dezember keine Umsätze oder Ihr Betrieb hat über den Jahreswechsel saisonbedingt geschlossen, so können Sie den letzten Monatsbeleg des Jahres, z.B. September, prüfen. Sie müssen bei der Prüfung dabei nicht bis zum Jahreswechsel warten. Sie können den letzten Monatsbeleg sofort prüfen.

Da zur Prüfung des Jahresbeleges ein Smartphone erforderlich ist, leihen Sie sich am besten eines aus. Sollten Sie außerstande sein, die technischen Voraussetzungen zur Prüfung des Jahresbeleges zu schaffen, können Sie die Prüfung des Jahresbeleges über das Ersatzverfahren FinanzOnline für Registrierkassen (FON-RK) (Formular RK1) beim Finanzamt durchführen. Da dies jedoch sehr kompliziert ist und gute Kenntnisse der Parameter der Registrierkasse notwendig sind, empfehle ich, sich ein Smartphone auszuborgen.

Weitere Informationen

Wenn Sie noch kein obono-Kunde sind, so werden Sie den Jahresbeleg vermutlich selbst manuell erstellen und prüfen müssen. Für diesen Fall hat das BMF rechtzeitig zum Jahreswechsel die wichtisten Infos zusammengetragen.

Für alle obono-Kunden gilt: Lehnen Sie sich zurück und genießen Sie die Weihnachtszeit und den Jahreswechsel!

Alle BMF-Infos rund zum Thema Registrierkasse und FinanzOnline finden Sie im BMF Handbuch Registrierkassen.

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