Was ist eine Registrierkasse?

Eine Übersicht über zulässige und unzulässige Registrierkassen und auf welche Aspekte Sie bei der Wahl Ihrer Kasse achten sollten.

Viele Registrierkassen tummeln sich zurzeit am heimischen Markt und ebenso viele Empfehlungen tauchen im Internet auf.

Doch bevor Sie eine Registrierkasse kaufen heißt es „aufpassen wie ein Haftlmacher“, denn nicht jede Registrierkasse ist optimal für den Einsatz in Ihrem Unternehmen geeignet.

Für wen gilt die Registrierkassenpflicht?

Zuallererst sollten Sie klären: Muss ich eine Registrierkasse betreiben? Das lässt sich in zwei Sätzen leider nicht generell beantworten. Grundlage für die Registrierkassenpflicht ist § 131b der BAO. Die Registrierkassenpflicht gilt für alle Unternehmen, die mehr als 15.000 Euro im Jahr Umsatz machen und davon mehr als 7.500 Euro Barumsatz. Ganz wichtig ist hier: Als Barumsatz ist sowohl Cash zu verstehen, wie auch Zahlungen mit Bankomatkarten, Kreditkarten oder Gutscheinen.

In unserem Artikel „Für wen gilt die Registrierkassenpflicht?“ haben wir schon mal versucht einige Fragen dazu abzudecken und hoffentlich etwas Licht ins Dunkel gebracht.

3 Typen von Registrierkassen

In Österreich werden grundsätzlich 3 Typen von Registrierkassen unterschieden. Diese sind in der Kassenrichtlinie 2012 dokumentiert. Mit dem Inkrafttreten der Registrierkassensicherheitsverordnung ab 01. April 2017 sind davon jedoch nur noch 2 Typen relevant.

Bevor ich die einzelnen Typen genauer beschreibe, verabschieden Sie sich von der Vorstellung, dass eine Registrierkasse Tasten, Knöpfe und dargestellte Zahlen aufweisen muss. Das stimmt so nämlich nicht mehr.

Eine sehr alte Registrierkasse

Typ 1: Der antike Staubfänger

Eine Kasse Typ 1 ist definiert als „mechanisch/numerisch druckende Registrierkasse“. Dabei handelt es sich um ältere Registrierkassen ohne Elektronik, ohne Datenträger und ohne Speicher. Die Erfassung der Barumsätze erfolgt durch Druck auf einen Journalstreifen.

Diese Kasse entspricht in etwa der romantischen Vorstellung basierend auf den Erzählungen der Großeltern.

Der Einsatz dieser Kassen-Typs ist spätestens mit dem Inkrafttreten der Registrierkassensicherheitsverordnung am 01.04.2017 und dem damit verbundenen Manipulationsschutz nicht mehr zulässig.

 
Eine alte Registrierkasse

Typ 2: Die klassische Kasse

Eine Kasse Typ 2 ist definiert als „einfache, konventionelle elektronische Registrierkasse“

Diesen Typus trifft man vor allen in kleineren Geschäften an und wird auch manchmal liebevoll als „Knopferlkasse“ bezeichnet.

Doch beim Einsatz dieser Kasse sollte man auf der Hut sein!

Die Anschaffungskosten dieser Kassen sind meist sehr gering. Jedoch benötigt die Wartung und Programmierung der Kasse meist eine professionelle Betreuung. Diese muss vor Ort durchgeführt werden, da diese Geräte meist nicht über einen Internetanschluss verfügen. Daher kann die Aufrüstung dieser Kassen zur Erfüllung der Anforderungen für die Registrierkassensicherheitsverordnung ab 01.04.2017 sehr schnell sehr kostspielig werden.

obono die Registrierkasse für Laptop und Smartphone

Typ 3: Die zukunftssichere Kasse

Eine Kasse Typ 3 ist definiert als „Kassensysteme bzw. PC-Kasse“. Im Grunde kann man sagen, eine Typ 3 Registrierkasse ist eine softwarebasierte Kasse.

Der Vorteil von softwarebasierten Kassen ist, dass man eine Vielzahl von individuellen Bedürfnissen über die Software selbst oder durch den Einsatz spezieller Hardware erfüllen kann. Kurz gesagt, diese Typen von Registrierkassen sind extrem flexibel und vielseitig. So ist eine Kasse am Smartphone und in der Hosentasche heutzutage keine Hexerei mehr.

Den Vorteil der freien Hardwarewahl auch wirklich nutzen

In der Praxis ist dieser Vorteil jedoch nur ein theoretischer welcher. Kassenhersteller schreiben meist vor, welche Hardware zu nutzen ist, und diese Hardware ist auch nur von diesem Hersteller zu beziehen. Dabei werden vielfach hohe Preise, insbesondere für Peripherie wie Handscanner, Drucker oder EAN-Scanner verrechnet.

obono biete hier Abhilfe und wurde mit dem Anspruch entwickelt, mit möglichst vielen System „gut auszukommen“ und dem Unternehmer einfach möglichst viel Ärger abzunehmen.

Ein Unternehmer ist nämlich selbst dafür verantwortlich, die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Das bedeutet, dass eine Registrierkasse immer am aktuellen Stand zu halten ist. Das Geschäftsmodell einiger Kassenhersteller basiert darauf, kostenpflichtige Updates auszuliefern. Dem Unternehmer bleibt nun nichts anderes übrig, als das kostenpflichtige Update durch den Kassenhersteller einspielen zu lassen.

Aktuell werden einige Registrierkassen mit dem Hinweis angeboten „Kostenloses Update für 2017“. Dieser Hinweis bezieht sich auf die notwendige Nachrüstung des Manipulationsschutzes, der mit 01.04.2017 aktiv sein muss. Dieses Update wird kostenlos zur Verfügung gestellt. Das muss aber nicht zwangsläufig heißen, dass die Installation des Updates ebenfalls kostenlos ist. Und es heißt schon gar nicht, dass die nächsten Updates kostenlos sein werden.

Mit obono brauchen Sie sich darüber keine Gedanken machen: alle Aktualisierungen erfolgen automatisch und kostenlos.

Webbasierte Registrierkassen und Apps

In den letzten Monaten drängten viele webbasierte Registrierkassen und Apps auf den Markt. Diese können einfach über einen Browser bedient werden. Der Vorteil von diesen mobilen Registrierkassen liegt auf der Hand: man kann sie von überall und jedem Gerät aus aufrufen. Die Kosten sind sehr gering und es gibt sogar kostenlose Angebote!

Doch auch hier heißt es: aufpassen! Eine wichtige Grundregel in der Wirtschaft lautet: es gibt nichts umsonst. Auch Anbieter von kostenlosen Registrierkassen verfolgen ein Geschäftsmodell und sind bestrebt, ihre Gewinne zu maximieren. Zwar kostet die Nutzung der Kasse selbst nichts, jedoch ist für jede Kleinigkeit extra Geld zu bezahlen. Zu bezahlende „Zusatzleistungen“ sind meist

  • kostenpflichtige Hotline, 1 bis 2 Euro pro Minute
  • Entfernung von Werbung des Kassenherstellers auf den Belegen
  • Import/Export von Kunden- oder Artikelstammdaten
  • Export für Buchhaltung oder Steuerberater
  • Ändern des Beleg-Textes oder hinzufügen eines Logos
  • und vieles mehr …

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